Cách xóa dòng trống trong excel: Tổng hợp các cách nhanh và đơn giản nhất

Khi sử dụng Excel hoặc Google Sheet, người dùng sẽ thỉnh thoảng gặp những dòng trống dữ liệu trong bảng tính, gây mất thẩm mỹ và khoa học. Cách xóa dòng trống trong excel thủ công tưởng chừng đơn giản, nhưng trong trường hợp còn quá nhiều dòng cần xử lý, phương pháp này sẽ là tốn thời gian và gặp sai sót. Có thể bạn chưa biết nhưng các công cụ được thiết kế và tích hợp sẵn trong Excel hoàn toàn cho phép người dùng xóa được toàn bộ dòng trống chỉ trong một nốt nhạc. Để cung cấp thêm những mẹo vặt hữu ích cho cẩm nang tin học văn phòng của người dùng, Hoàng Hà Mobile sẽ giới thiệu tới bạn những cách xóa dòng trống trong bảng dữ liệu excel và vùng không gian còn thừa trong bảng tính một cách nhanh chóng nhất.

Vì sao cần biết cách xóa dòng trống trong excel?

Excel hay Google Sheet là những công cụ quen thuộc đối với nhiều học sinh, sinh viên và dân văn phòng. Phần mềm này hỗ trợ người dùng dễ dàng quản lý dữ liệu thông qua hệ thống bảng biểu, đồ thị, sơ đồ… với cách trình bày khoa học và dễ theo dõi. Tuy nhiên, trong khi nhập liệu, chắc hẳn không ít người dùng bắt gặp những dòng trống mà không được nhập dữ liệu bởi nhiều nguyên do khác nhau, gây ảnh hưởng đến việc sắp xếp và đọc các thông tin. Một vài trường hợp dẫn tới tình trạng thừa dòng trống cần xóa có thể kể đến như:

Bạn đang xem: Cách xóa dòng trống trong excel: Tổng hợp các cách nhanh và đơn giản nhất

• Dòng trống nằm giữa bảng dữ liệu mà không chứa thông tin
• Dòng trống xuất hiện trong bảng do copy hoặc di chuyển nhầm
• Dòng trống do lỗi hàm không hiện dữ liệu, hoặc bị thừa sau khi đã nhập đủ dữ liệu

Trong trường hợp này, nhiều người dùng lựa chọn cách xóa thủ công bằng cách click chuột phải vào từng dòng rồi chọn Delete. Tuy nhiên, cách này chỉ hiệu quả nếu bảng tính có số lượng rất ít dòng trống. Giả sử file excel đó chứa lượng dữ liệu khổng lồ, việc tìm và xóa dòng trắng sẽ bất khả thi. Vì vậy, người dùng cần biết cách xóa dòng trống trong excel bởi những lý do được liệt kê sau đây.

Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả sử dụng excel

Thay vì dành quá nhiều giờ tìm kiếm và mò mẫm từng ô trống để xóa thủ công, người dùng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các công cụ xóa. Những tiện ích trong excel được thiết kế để phục vụ tối đa nhu cầu của người dùng trong mọi trường hợp. Do đó, bạn nên biết các cách khai thác triệt để những tính năng sẵn có đó. Chỉ bằng vài thao tác đơn giản, tất cả dòng trống trong bảng tính sẽ được tìm kiếm và xóa đi một lượt vô cùng nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và cho bạn thời giờ để xử lý các công việc quan trọng hơn.

Bên cạnh đó, biết thêm một cách dùng cũng bổ sung thêm kiến thức vào cẩm nang tin học văn phòng của bạn. Sẽ trông rất thiếu chuyên nghiệp nếu nhìn thấy một người dùng hiện đại vẫn ngồi xóa từng dòng trống thủ công. Vì vậy, các cách xóa dòng trống trong excel không chỉ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng bảng tính mà còn thể hiện những kỹ năng chuyên nghiệp và hiểu biết sâu rộng của người dùng.

Tạo tính thẩm mỹ và bố cục khoa học cho bảng tính

Các dòng trống xuất hiện giữa bảng dữ liệu sẽ gây mất thẩm mỹ trong cách trình bày bảng tính. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới cách theo dõi và sắp xếp các thông tin, gây khó khăn cho người nhập liệu vì bố cục đang chưa được hợp lý và khoa học. Vì vậy, người dùng nên biết cách xóa các dòng trắng thừa đó để đem lại hiệu quả trình bày bảng tính.

Bên cạnh đó, cũng có nhiều trường hợp sau khi đã nhập liệu đầy đủ những các khoảng trắng nằm ngoài giới hạn bảng dữ liệu còn thừa quá nhiều. Vùng không gian ấy sẽ chiếm phần diện tích tương đối trong file, gây ảnh hưởng đến quá trình theo dõi dữ liệu. Vì vậy, việc xóa đi các vùng trống cũng mang đến một bảng excel khoa học và dễ nhìn hơn, đồng thời còn tiết kiệm không gian nếu in ấn hoặc xuất sang định dạng khác.

Hạn chế sai sót so với cách xóa dòng trống trong excel thủ công

Như đã đề cập phía trên, việc xóa dòng trống thủ công sẽ là vô nghĩa nếu file excel có quá nhiều dữ liệu và khó kiểm soát. Điều này dẫn tới những sai sót không đáng có như vẫn sót lại nhiều dòng trống chưa xóa, hoặc lỡ tay xóa nhầm hàng, nhầm cột chứa dữ liệu quan trọng. Vì vậy, phương pháp xóa bằng công cụ hoặc phím tắt có sẵn sẽ hiệu quả hơn nhiều khi có khả năng xóa cùng lúc tất cả các dòng trống. Người dùng không cần phải lo lắng về việc xóa nhầm hay bỏ sót những dòng chưa xóa bởi những công cụ nhận diện dữ liệu của bảng tính rất thông minh và hữu ích.

Nhìn chung, việc xóa dòng trắng trong bảng tính là một kỹ năng mà tất cả người dùng excel cần nắm rõ để phục vụ cho công việc sau này. Nếu bạn muốn nâng cao trình độ sử dụng, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tránh những nhầm lẫn không đáng có, bạn chắc chắn nên tham khảo các cách xóa được hướng dẫn chi tiết trong phần tiếp theo ngay sau đây.

Cách xóa dòng trống trong excel trên phần mềm Microsoft Excel

Trong khi nhập và sắp xếp dữ liệu, người dùng sẽ khó tránh khỏi những hàng bị bỏ trống do copy, di chuyển nhầm hoặc tạo thừa dòng. Bởi vậy những dòng trống này sẽ nằm xen kẽ trong bảng dữ liệu mà không có thông tin, ảnh hưởng nhiều đến bố cục và cách theo dõi. Vì vậy, người dùng cần biết cách lọc và xóa đi những hàng trống, cột trống không cần thiết đó để bảng tính được đẹp mắt và khoa học hơn.

Cách xóa dòng trống trong excel bằng Go To Special

Bước 1: Truy cập vào file excel cần xóa dòng trống.

Bước 2: Trong tab Home, lựa chọn công cụ Find & Select nằm trong hộp Editing ở phía bên phải màn hình.

Bước 3: Chọn tính năng Go To Special.

Bước 4: Tick vào tùy chọn Blanks trong hộp tính năng mới hiện ra, sau đó nhấn OK.

Công cụ Go To Special sẽ giúp người dùng tìm kiếm và lựa chọn các dòng trống trong bản tính một cách nhanh nhất, thay vì phải tìm kiếm và lọc thủ công mất thời gian. Ngoài ra, chức năng này còn hỗ trợ các kiểu tìm kiếm có điều kiện đặc biệt.

Bước 5: Sau khi các dòng trống đã được bôi đen, lựa chọn tab Home → Delete → Delete Sheet Rows/Delete Sheet Columns nếu bạn muốn xóa hàng hoặc cột trong theo mong muốn.

Đây là cách xóa dòng trống hiệu quả và dễ thực hiện nhất đối với excel, người dùng chỉ tốn khoảng vài giây là có thể thao tác thành công việc delete các dòng trắng không có thông tin. Ngoài việc xóa đi các dòng thừa nằm xen kẽ trong bảng dữ liệu, bạn cũng có thể xóa đi tất cả các vùng không gian trống khác trong file dữ liệu bằng cách sử dụng Go To Special.

Cách xóa dòng trống trong excel bằng tính năng Filter

Bước 1: Truy cập và mở trang tính cần xóa các dòng trống.

Bước 2: Lựa chọn tab Data.

Bước 3: Click chuột chọn tính năng Filter trong hộp công cụ Sort & Filter để tiến hành tạo bộ lọc cho bảng dữ liệu.

Bước 4: Sau khi bộ lọc đã được tạo, lựa chọn dấu mũi tên xoay ngược ở ô bất kỳ có bộ lọc.

Bước 5: Tick vào tùy chọn Blanks để hệ thống tiến hành lọc và hiển thị các ô trống.

Bước 6: Quay trở lại tab Home, lựa chọn công cụ Delete → Delete Sheet Rows để xóa các hàng trống được lọc ra.

Bước 7: Tắt tính năng Filter để xem bảng dữ liệu mới sau khi đã thực hiện các xóa các dòng trống trong excel.

Bằng phương pháp này, người dùng có thể tìm kiếm các hàng trắng không có dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, từ đó lựa chọn tính năng delete. Tuy nhiên, chức năng Filter chỉ giới hạn khu vực lọc trong phạm vi bảng dữ liệu. Vì vậy bạn không thể xóa các vùng không gian trống nằm ngoài phạm vi đó.

Cách xóa dòng trống trong excel bằng phím tắt

Bước 1: Truy cập và mở trang tính excel cần xóa các dòng trống.

Bước 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + G để mở hộp công cụ Go To.

Bước 3: Lựa chọn tính năng Special trong hộp công cụ.

Bước 4: Tick chọn ô Blanks → OK để hệ thống tìm kiếm và bôi đen các dòng trống.

Bước 5: Quay trở lại tab Home, lựa chọn công cụ Delete → Delete Sheet Rows để xóa các hàng trống được lọc ra.

Bước 6: Tiếp tục chọn OK để hoàn thành các thao tác xóa dòng trống trong bảng tính.

Xem thêm : Phân tích và nhận định nữ 2001 lấy chồng tuổi nào hợp nhất?

Phương pháp này thực chất cũng là một trong những ứng dụng của công cụ Go To Special, nhưng thay vì lựa chọn trong thanh công cụ, người dùng có thể sử dụng phím tắt để quá trình diễn ra nhanh hơn. Cách xóa này phù hợp với những bạn quen thuộc với việc dùng tổ hợp phím, cũng bổ sung vào cẩm nang sử dụng excel và các mẹo vặt tin học văn phòng cơ bản cho người dùng.

Cách xóa dòng trống trong excel trên tiện ích Google Sheet

Bên cạnh Microsoft Excel, Google Sheet cũng là một tiện ích bảng tính vô cùng phổ biến, cho phép người dùng làm việc trực tuyến với bạn bè trong cùng 1 file. Làm việc chung thường đem đến nhiều ưu điểm và sự tiện lợi, đôi khi cũng gây ra một số lỗi không đáng có như tạo nhầm dòng trống. Vì vậy, để hỗ trợ người dùng trong mọi trường hợp, sau đây là các cách xóa dòng trống trong excel Google Sheet mà bạn nên tham khảo để áp dụng khi cần thiết.

Cách xóa dòng trống trong Google Sheet bằng Filter

Công cụ bảng tính Google Sheet cũng có những tính năng tương tự với Microsoft Excel, tuy nhiên sẽ có giao diện và cách sử dụng khác nhau. Trong đó có thể kể đến chức năng Filter (Tạo bộ lọc) cho bảng dữ liệu, với khả năng lọc và chọn ra những dòng theo điều kiện đặc biệt để người dùng tìm kiếm hoặc thực hiện tác vụ cần thiết.

Bước 1: Mở đường link hoặc file Google Sheet cần chỉnh sửa.

Bước 2: Trên thanh công cụ, lựa chọn biểu tượng dấu ba chấm nằm dọc.

Bước 3: Chọn biểu tượng Tạo bộ lọc có hình dạng giống cái phễu.

Bước 4: Sau khi bộ lọc đã được tạo, lựa chọn biểu tượng nằm ở góc phải của một ô tính chứa Filter.

Bước 5: Chọn chức năng Lọc theo điều kiện → Trống để hệ thống hiển thị những dòng trống không có dữ liệu.

Bước 6: Lựa chọn các dòng trống đó, click chuột phải và chọn Xóa hàng để hoàn tất.

Cách xóa vùng không gian trống còn thừa trong Google Sheet

Khi mở một file Sheet mới, bạn sẽ được cung cấp bảng tính với rất nhiều cột và hàng nghìn hàng trống để nhập dữ liệu. Tuy nhiên, khả năng cao là bạn sẽ không dùng hết tất cả các ô trống đó. Vậy thì làm thế nào để xóa không gian thừa ngoài bảng dữ liệu để trang tính trông gọn gàng và khoa học nhất có thể? Thông thường, nếu còn thừa ít hàng hoặc cột, người dùng có thể xóa thủ công bằng các chọn hàng/cột cần xóa, click chuột phải và chọn Xóa hàng/Xóa cột. Nhưng nếu còn thừa quá nhiều, việc xóa thủ công sẽ mất thời gian và công sức.

Bên cạnh đó, cách xóa dòng trống bằng Filter cũng chỉ áp dụng trong phạm vi bảng dữ liệu. Do đó, người dùng cần biết cách xóa nhanh hơn và hiệu quả hơn để áp dụng. Chỉ với 3 bước đơn giản sau đây, bạn có thể dễ dàng xóa đi vùng không gian trắng còn thừa mà không tốn quá nhiều thời gian hay công sức.

Bước 1: Chọn 1 hàng đầu tiên trong vùng không gian hàng trống cần xóa.

Bước 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu mũi tên ↓ (Hoặc áp dụng dấu mũi tên ←→ trong trường hợp xóa cột). Khi này, tất cả các hàng trống phía dưới sẽ được bôi đen.

Bước 3: Click chuột phải, chọn chức năng Xóa hàng. Như vậy vùng trống còn thừa của trang tính đã được loại bỏ hoàn toàn chỉ trong một vài giây.

Tạm kết

Những kỹ năng sử dụng Excel và tin học văn phòng là vô cùng cần thiết với mỗi người trong thời đại công nghệ phát triển. Vì vậy, biết thêm một thủ thuật hữu ích nữa sẽ làm giàu thêm cuốn cẩm nang Word, Excel, Powerpoint của bạn. Bài viết ngày hôm nay đã mang đến cho người dùng những cách xóa dòng trống trong excel nhanh và hiệu quả nhất. Hy vọng thông qua những thông tin được chia sẻ trên, bạn đã có thêm hành trang bổ ích khi thực hiện các tác vụ trên bảng tính và áp dụng linh hoạt trong đời sống học tập, công việc. Đừng quên theo dõi Hoàng Hà Mobile để cập nhật những tin tức công nghệ nóng hổi và các thủ thuật excel khác.

Xem thêm:

• Hướng dẫn các thao tác đơn giản khi xoá, thêm hàng trong Excel
• Các cách cố định ô trong excel

Nguồn: https://duhochanquocchd.edu.vn
Danh mục: Khám Phá