Tổng hợp 5 cách chuyển Excel sang Word: Thủ thuật đơn giản dân văn phòng nên biết

Nếu là dân văn phòng, chắc hẳn sẽ có những lúc bạn phải chuyển đổi dữ liệu giữa các file tài liệu. Các file cùng định dạng hiển nhiên cách làm sẽ dễ, vậy nếu như các file khác định dạng, chẳng hạn như chuyển Excel sang Word thì sao? Làm thế nào để giữ nguyên được các định dạng của dữ liệu mà không phải căn chỉnh lại? Bài viết này sẽ tổng hợp 5 cách chuyển Excel sang Word đơn giản, nhanh chóng.

Vì sao phải chuyển Excel sang Word?

Lợi ích đầu tiên khi chuyển dữ liệu từ Excel sang Word là giúp tiết kiệm thời gian. Excel là công cụ hỗ trợ tính toán hiệu quả. Do đó, nhiều người thay vì lập bảng và tính toán trong Word thì sẽ làm điều đó trong Excel sau đó chỉ cần copy bảng từ Excel sang Word. Lúc này, các thủ thuật chuyển Excel sang Word sẽ giúp bạn chuyển dữ liệu nhanh chóng trong “phút mốt” thay vì phải ngồi kẻ lại bảng và nhập lại từng con số.

Bạn đang xem: Tổng hợp 5 cách chuyển Excel sang Word: Thủ thuật đơn giản dân văn phòng nên biết

Ngoài tiết kiệm thời gian nhập liệu thì cũng không tốn công căn chỉnh và định dạng. Cách chuyển Excel sang Word cho phép bạn sao chép bảng giữ nguyên định dạng ban đầu và vừa khít với trang giấy trên Word. Chỉ vài phút là bạn sẽ có một bảng số liệu đẹp và chuyên nghiệp trong file Word.

Cách chuyển Excel sang Word cũng phát huy tác dụng khi bạn cần đưa minh chứng số liệu vào bài báo cáo của mình. Phần xử lý số liệu thường được làm trong file Excel nhưng diễn giải và lập luận thì lại được làm trên file Word. Lúc này, cách chuyển Excel sang Word sẽ giúp bạn đưa những bảng số liệu đã thu thập được vào những vị trí cần thiết trong file Word để minh chứng cho những lập luận của mình.

5 cách chuyển Excel sang Word

Có rất nhiều cách để bạn chuyển dữ liệu Excel sang Word như sử dụng cú pháp lệnh, sử dụng website trực tuyến hoặc thông qua phần mềm. Dưới đây là 5 cách nhanh chóng và đơn giản, không cần phải tải thêm bất kỳ ứng dụng vào về máy.

1. Chuyển Excel sang Word sử dụng lệnh Copy – Paste Special

Sử dụng cú pháp lệnh Copy – Paste Special là cách nhanh nhất kể cả khi máy không có kết nối Internet. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Trước tiên bạn cần mở file Excel chứa dữ liệu muốn chuyển sang Word > Bôi đen phần dữ liệu cần chuyển > Click chuột phải, chọn Copy (Hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C).

Bước 2: Mở file Word nhận dữ liệu > Đặt trỏ chuột vào vị trí phù hợp > Chọn thẻ Home trên thanh Menu > Click vào Paste > Chọn Paste Special (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + Ctrl + V).

Bước 3: Khi cửa sổ Paste Special hiện ra, bạn chọn Microsoft Excel Worksheet Object > Click vào OK.

Bước 4: Để điều chỉnh độ rộng của bảng tính, bạn hãy chọn bảng tính sau đó đặt trỏ chuột vào góc dưới bên phải > Nhấn giữ chuột trái và kéo rộng ra đến khi ưng ý thì thả tay.

Bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp phần dữ liệu vừa copy sang Word trên giao diện của Excel bằng cách click đúp chuột vào vùng dữ liệu và chỉnh sửa. Kết thúc chỉnh sửa chỉ cần đưa trỏ chuột ra vùng trống để thoát.

2. Chuyển Excel sang Word sử dụng lệnh Copy – Paste – AutoFit

Cách thứ 2 để chuyển Excel sang Word cũng sử dụng cú pháp lệnh có sẵn, cụ thể:

Bước 1: Chọn dữ liệu trong file Excel > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C (hoặc nhấn chuột phải chọn Copy) để sao chép.

Bước 2: Mở file Word > Click chuột phải và chọn Keep Source Formatting trong phần Paste Options (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V) để dán.

Bước 3: Đặt trỏ chuột vào 1 vị trí bất kỳ trong bảng dữ liệu > Chọn thẻ Layout trên thanh Menu > Chọn AutoFit > Chọn AutoFit Window để kích thước bảng được tự động điều chỉnh vừa khít với trang Word.

3. Chuyển Excel sang Word trên web Convertio.co

Convertio là một trang web chuyên dùng để chuyển đổi định dạng file trực tuyến. Nó hỗ trợ nhiều loại định dạng khác nhau và được tích hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox để lấy file gốc cũng như chọn vị trí lưu file sau khi chuyển đổi. Ngoài ra, một ưu điểm lớn của trang web này là hỗ trợ tiếng Việt nên tất cả mọi người đều có thể hiểu cũng như sử dụng dễ dàng.

Để chuyển Excel sang Word bằng web Convertio.co, bạn làm theo các bước như sau:

Bước 1: Vào trình duyệt trên máy tính và truy cập vào địa chỉ này > Click vào Chọn Tệp tin để tải file Excel cần chuyển đổi lên. Tại đây, bạn có thể chọn tải file từ máy, từ Drive hoặc Dropbox.

Bước 2: Chọn file và click vào Open.

Bước 3: Sau khi file được tải lên thành công, tại mục Đến, bạn chọn Tài liệu > Chọn DOC để chuyển sang Word sau đó nhấn Chuyển.

Bước 4: Chờ vài giây để quá trình chuyển đổi được thực hiện, sau đó bạn có thể chọn Tải về để lưu file Word về máy. Vậy là hoàn thành.

Lưu ý, với cách này bạn có thể chuyển đồng thời nhiều file cùng lúc để tiết kiệm thời gian thay vì chuyển lần lượt từng file một.

4. Chuyển Excel sang Word trên web Smallpdf.com

Nếu thường xuyên làm việc với file PDF thì chắc chắn bạn sẽ không còn xa lạ với trang web Smallpdf. Website này cũng hỗ trợ chuyển đổi qua lại giữa các định dạng file rất hữu dụng. Tại đây, bạn có thể chuyển các định dạng file khác nhau sang PDF hoặc từ PDF sang định dạng khác. Smallpdf hỗ trợ ngôn ngữ Tiếng Việt và không mất phí, không cần đăng nhập, chỉ cần máy tính có Internet là bạn có thể sử dụng thoải mái.

Nếu muốn chuyển Excel sang Word thì trước tiên bạn cần chuyển Excel sang PDF sau đó chuyển PDF sang Word. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào trình duyệt web và truy cập vào website của smallpdf theo địa chỉ này > Chọn Công cụ > Chọn Excel sang PDF.

Bước 2: Click vào CHỌN CÁC TỆP. Bạn có thể tải file Excel từ máy tính, Drive, Dropbox hoặc từ Smallpdf (tài khoản Pro mới được phép tải từ Smallpdf).

Bước 3: Chọn tệp cần chuyển và nhấn Open sau đó chờ giây lát để file được tải lên và chuyển đổi.

Xem thêm : Khám phá nguồn gốc, ý nghĩa của ký hiệu & biểu tượng cung Kim Ngưu

Bước 4: Tiếp đến bạn sẽ thực hiện chuyển PDF sang Word bằng cách click vào Xuất dưới > Chọn Word (.doc).

Bước 5: Quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra trong vài giây, sau đó bạn chọn Tải file xuống là hoàn thành.

5. Chuyển Excel sang Word bằng PDFmall.com

Tương tự như Smallpdf, PDFmall.com cũng là một website hỗ trợ chuyển file miễn phí. Ưu điểm của trang web này là bạn có thể tùy chọn giữa nhiều ngôn ngữ nên sẽ không gặp khó khăn trong việc hiểu ý nghĩa của các công cụ. Học sinh – sinh viên và dân văn phòng nên biết đến website này, chắc chắn sẽ rất hữu dụng trong quá trình học tập và làm việc của bạn.

Để chuyển Excel sang Word bằng PDFmall.com, bạn làm như sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ này bằng trình duyệt trên máy tính sau đó chọn ngôn ngữ tiếng Việt cho dễ hiểu.

Bước 2: Click vào Select File > Chọn From my computer để lấy file từ máy tính.

Bước 3: Chọn file Excel cần chuyển > Click Open.

Bước 4: Sau khi file được tải lên, bạn click vào Chuyển đổi ngay để chuyển file Excel sang Word sau đó click vào mũi tên tải xuống là được.

Cách xử lý khi chuyển Excel sang Word bị lỗi font

Đôi khi việc chuyển từ Excel sang Word sẽ dẫn đến tình trạng dữ liệu bên trong bị lỗi font. Vậy cách khắc phục như thế nào?

Trước khi xử lý lỗi này thì bạn cần xác định được dữ liệu của mình thuộc bảng mã nào trong số các bảng mã dưới đây:

• Bảng mã TCVN3: Dấu hiệu nhận biết là những font thuộc bảng mã này sẽ có dấu . (dấu chấm) phía trước. Ví dụ như: .Vn như .Vn Time, .VnArial,…
• Bảng mã VNI Windows: Dấu hiệu nhận biết là những font thuộc bảng mã VNI Windows sẽ bắt đầu bằng VNI-. Ví dụ như: VNI- như VNI-Disney,…
• Bảng mã Unicode: Hiểu đơn giản là những font còn lại không thuộc hai bảng mã bên trên. Ví dụ như: Arial, Times New Roman,…

Để sửa lỗi lỗi font chữ, bạn làm như sau:

• Bước 1: Copy đoạn văn bản bị lỗi font chữ.
• Bước 2: Click chuột phải vào biểu tượng Unikey, chọn Công cụ…[CS+F6].
• Bước 3: Chọn Đảo bảng mã để chuyển Nguồn là VNI Windows, Đích là Unicode > Click vào Chuyển mã.

Tạm kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết 5 cách chuyển Excel sang Word nhanh chóng mà không cần tải thêm bất cứ ứng dụng nào về máy. Hy vọng chia sẻ này sẽ giúp bạn chuyển đổi dữ liệu nhằm hỗ trợ xử lý công việc nhanh chóng hơn. Nếu gặp vấn đề gì trong quá trình thực hiện, hãy bình luận xuống dưới để FPT Shop giải đáp giúp bạn nhé.

Xem thêm:

• Tổng hợp 6 cách chuyển file PDF sang Word trên máy tính: Thủ thuật đơn giản nhưng hữu ích
• Hướng dẫn chi tiết 2 cách chuyển PowerPoint sang video

Nếu bạn đang tìm kiếm chiếc máy tính xách tay đáp ứng nhu cầu sử dụng thì hãy đến ngay FPT Shop. Từ laptop văn phòng, laptop sinh viên đến laptop đồ họa, gaming,… đều có sẵn với rất nhiều lựa chọn, đặc biệt là giá bán hợp lý.

Xem thêm laptop bán chạy giá tốt tại đây

• Laptop bán chạy

Nguồn: https://duhochanquocchd.edu.vn
Danh mục: Khám Phá